İş ve Sosyal Güvenlik Hukuku Yönünden İşverenlerce Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

1. İşyeri Bildirgesi ve Tescil

1.1. İşyeri bildirgesini zamanında verin

• Faaliyete başlamadan önce SGK’da işyeri tescili yapılmalı.

• Adres, unvan, iş kolu (NACE) gibi bilgilerde değişiklik varsa bunu da süresinde bildirmemek 5510/102 kapsamında idari para cezası sebebi.

Pratik önlem:

• Yeni bir şube / işyeri açarken, imza sirküleri–vergi levhası–kira sözleşmesi dosyası hazırlanırken check-list’e “SGK işyeri bildirgesi” satırını koyun.

• Tüm işyerleri için tek bir “işyeri envanter tablosu” tutun (SGK sicil no, vergi dairesi, NACE, adres vs.).

1.2. Alt işveren (taşeron) dosyaları

• Alt işveren varsa, ayrı işyeri dosyasının açılması, alt işverenlik sözleşmesinin SGK’ya verilmesi gerekir.

• Asıl işveren; alt işverenin prim borçlarından ve sigortasız işçisinden müştereken ve müteselsilen sorumlu olabilir.

Dikkat:

• Alt işverenle mutlaka yazılı sözleşme,

• Sözleşmeye “SGK borcu yoktur yazısı verme, prim bordro ve listelerini paylaşma” gibi yükümlülükler koyun.

• Her ay/3 ayda bir alt işverenlerden borcu yoktur + sigortalı listesi alın.

2. Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi

2.1. Süreler

Genel kural:

• Normal işyerlerinde: Sigortalı fiilen çalışmaya başlamadan önce işe giriş bildirgesi verilmeli.

• İlk defa tescil edilen işyerlerinde: Sigortalının işe başladığı gün sonuna kadar verilebilmesine izin veren istisna var.

• İşe giriş bildirgesini hiç vermemek, geç vermek veya denetimle tespit edilmek 5510/102 kapsamında ayrıca ağır ceza sebebi. Denetimle/mahkeme kararıyla tespit edilirse ceza oranı daha da yükseliyor.

2.2. Uygulamada en çok hata yapılan noktalar

• “1–2 gün deneme” diye sigortasız çalıştırmak,

• Günlük / haftalık çalışanları “nasıl olsa kısa süreli” düşüncesiyle bildirmemek,

• Kendi işyerinde fiilen çalışan şirket ortaklarını veya yönetim kurulu üyelerini hiç bildirmemek.

Önlem:

• “Önce işe giriş bildirgesi, sonra işbaşı” kuralını şirket içi prosedüre yazın.

• İK’dan gelen “işe başlatma formu”nun altına “SGK işe giriş bildirimi yapıldı” kutusu ve tarih–saat alanı koyun.

• Deneme süreli dahi olsa herkes için sigortalı bildirim yapın.

3. İşten Ayrılış Bildirgesi

• Sigortalının işten ayrıldığı tarihi izleyen 10 gün içinde işten ayrılış bildirgesi verilmeli.

• Yanlış çıkış kodu; hem SGK kayıtlarını hem işsizlik ödeneği / işçilik davası süreçlerini etkileyebilir.

Önlem:

• İK, her feshi önce hukuki açıdan sınıflandırmalı;

• SGK’dan verilen çıkış kodu ile iş sözleşmesindeki fesih nedeni, ihbar/kıdem tazminatı ödemeleri birbiriyle uyumlu olmalı.

• Ayrılan tüm personel için “çıkış kontrol listesi” kullanın (kıdem–ihbar, kullanılmayan izin, işten ayrılış bildirgesi, ibraname, zimmet iadesi vs.).

4. Aylık Prim ve Hizmet / Muhtasar Prim Hizmet Beyannamesi (MPHB)

4.1. Verilme ve ödeme süresi

• MPHB, ait olduğu ayı izleyen ayın 26’sı saat 23:59’a kadar veriliyor ve aynı süre içinde ödenmiş olması gerekiyor.

Süreyi geçirir, hiç vermez veya eksik/yanlış verirseniz; 5510/102 kapsamında sigortalı başına, belge başına ciddi idari para cezaları uygulanıyor.

4.2. Doğru ve tam bildirim

• Tüm sigortalılar (tam/kısmi süreli, evden çalışan, vardiyalı, stajyer vb.) için gün sayıları ve prime esas kazançlar doğru olmalı.

• Fazla mesai, prim, ikramiye, sosyal yardımlar gibi prime tabi ödemeler matraha eklenmeli.

• Eksik gün bildiriyorsanız, eksik gün nedeni kodu + eksik gün belgeleri (kısmi süreli sözleşme, ücretsiz izin talebi, rapor, tutanak) dosyanızda durmalı.

Önlem:

• Her ay MPHB öncesi “üçlü mutabakat” yapın:

  1. Personel listesi (İK)

  2. Bordro (muhasebe)

  3. Puantaj / kart okuma / vardiya kayıtları

• MPHB onayını sadece yetkilendirilmiş kişi yapmalı; e-sigorta şifresi gelişi güzel herkesle paylaşılmamalı.

5. Primlerin Eksik veya Geç Ödenmesi

• Prim borcunun geç veya eksik ödenmesi halinde gecikme cezası + gecikme zammı yanında, bazı hallerde ayrıca idari para cezası ve teşvik iptali gündeme gelebiliyor.

Önlem:

• Prim borçlarını aylık nakit akış planına koyun;

• Banka üzerinde otomatik ödeme talimatı + “prim ödeme takvimi” kullanın.

• Prim borcu varken teşviklerden yararlanmanın şartları ayrıca kontrol edilmeli.

6. Prime Esas Kazanç ve “Kayıt Dışı Ücret”

SGK’nın en hassas olduğu alanlardan biri:

1. Asgari ücretten bildirim + elden fark ödeme

2. Fazla mesai, prim, ikramiye, sosyal yardımların bordroya yansıtılmaması

3. Kısmi süreli/yarım gün gösterilip fiilen tam gün çalıştırma

Bunlar tespit edilirse:

• Geriye dönük prim farkı, gecikme cezası ve zammı,

• 5510/102’ye göre idari para cezası,

• Teşviklerden yararlanılıyorsa teşviklerin iptali,

• İşçilik davası açılırsa yüksek fark ücret + tazminat yükü.

Önlem:

• Ücret politikanızı yazılı hale getirin; “bordroda ne varsa bankada o” prensibini uygulayın.

• Elden ödeme, “zarfla ödeme” gibi alışkanlıkları tamamen bitirin.

• Aylık örneklem mantığıyla 3–5 çalışan seçip, bordro–banka ekstrası–puantaj çapraz kontrolü yapın.

7. İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirimleri

7.1. İş kazası bildirimi

• İşveren, iş kazasını en geç 3 iş günü içinde SGK’ya bildirmek zorunda. Süre, kazanın olduğu günü izleyen günden itibaren işlemeye başlıyor.

• Geç bildirim veya bildirmeme halinde işyerinin tehlike sınıfına ve çalışan sayısına göre önemli tutarlarda idari para cezası uygulanıyor; ayrıca SGK, yaptığı bazı ödemeleri işverene rücu edebiliyor.

7.2. Meslek hastalığı

• Sağlık hizmet sunucuları ve işverenler, meslek hastalığını öğrendikleri günden itibaren Kuruma bildirmekle yükümlü; bildirmemek yine ceza ve rücu riski doğurabiliyor.

Önlem:

• Her iş kazası için standart kaza dosyası oluşturun:

  • Kaza bildirimi (SGK’ya),

  • Kaza tutanağı,

  • Görgü tanığı ifadeleri,

  • Fotoğraflar,

  • İSG eğitim tutanakları, KKD teslim formları, risk değerlendirmesi.

• İş kazası olduğunda çağrı merkezinden değil, önceden belirlenmiş İK–İSG–hukuk üçlüsü üzerinden hareket edin.

8. Defter, Belge ve Kayıtların İbrazı

5510/102 kapsamında en ağır cezalardan biri de:

• SGK denetmeni veya kurum yazısıyla istenen defter, kayıt ve belgelerin hiç ibraz edilmemesi veya süresinde ibraz edilmemesi,

• Defterlerin geçersiz sayılması (usule uygun tutulmaması, kayıtlarda önemli eksiklikler vs.).

Önlem:

• Belge saklama süresi en az 10 yıl olacak şekilde;

  • Ücret bordroları,

  • Puantaj kayıtları / kart okuma dökümleri,

  • Alt işveren sözleşmeleri ve hakediş dosyaları,

  • İSG kayıtları,

  • Defter ve e-defter beratları
    için düzenli bir arşiv sistemi kurun.

• SGK’dan gelen yazı ve tebligatları tek birim takip etsin; “SGK yazıları kayıt defteri” tutulsun.

• Denetim yazısı geldiğinde muhasebe–İK–YMM birlikte kısa bir iç toplantı yapıp ne isteniyor ve hangi kayıtlarla cevaplanacak diye planlayın.

9. Teşvik ve İndirimlerden Hatalı Yararlanma

Çeşitli istihdam teşvikleri (5 puanlık indirim, genç/engelli istihdam teşviki, bölgesel teşvikler vb.) yanlış uygulandığında:

• Teşvikler geriye dönük iptal edilir;

• Normal prim + gecikme cezası ve zammı + bazen ayrıca idari para cezası gündeme gelir (özellikle sahte sigortalılık/fiilen çalışmama hallerinde).

Önlem:

• Hangi sigortalı için hangi teşvikten yararlanıldığını gösteren teşvik takip tablosu tutun (ad-soyad, sicil no, teşvik türü, başlangıç–bitiş tarihi).

• Her teşvik için şartları (yaş, İŞKUR kaydı, ilk defa sigortalı olma, borçsuzluk şartı vb.) düzenli kontrol edin.

• “Hem burada hem orada çalışıyor” gibi gri alanlarda teşvik kullanmadan önce mutlaka mevzuat/özelge kontrolü yapın.

10. E-sigorta Şifresi ve Yetkilendirme

• E-sigorta/e-bildirge şifresinin kaybolması, üçüncü kişilerce kötüye kullanılması halinde sorumluluk işverende.

• Şifreyi herkesle paylaşmak, kayıt dışı bildirime göz yummak, sahte işyeri dosyası açılmasına imkan vermek ileride hem ceza hem ceza davası anlamına gelebilir.

Önlem:

• Şifreyi sadece sınırlı sayıda yetkili personel ve mali müşavir/YMM kullanabilsin.

• Her yıl yetkili kullanıcı listesini gözden geçirin, ayrılan personelin yetkilerini derhal kapatın.

• Muhasebe/YMM ile yaptığınız sözleşmeye bu konuda açık hüküm koyun.

11. SGK Denetimi ve Yazışmalar

• Denetmen talep yazılarına / SGK resmi yazılarına hiç cevap verilmemesi,

• Eksik cevap verilmesi,

• Kurumun bilgi ve belge taleplerinin bilinçli olarak geciktirilmesi de idari para cezası riski taşır (5510/102).

Önlem:

• Tüm resmi tebligatlar için tek bir “tebligat mail/KEP adresi” kullanın ve sorumluluğu netleştirin.

• Gelen yazılara cevap için içte “maksimum 3 gün” kuralı belirleyin; teknik hazırlık gerekiyorsa bile bunu SGK’ya yazılı olarak bildirin ve süre talep edin.

12. Sistematik Uyum İçin Kısa Kontrol Listesi

12.1. Her işe alımda

• İşe giriş bildirgesi çalışmaya başlamadan önce verildi mi?

• Yazılı iş sözleşmesi imzalandı mı?

• Personel dosyasında kimlik, SGK işe giriş çıktısı, İSG eğitimi, sağlık raporu var mı?

12.2. Her ay

• Tüm çalışanlar için gün sayıları, ücret ve prime esas kazançlar bordroda doğru mu?

• Fazla mesai, prim, ikramiyeler bordroya ve MPHB’ye yansıtıldı mı?

• Eksik gün bildirilen personel için eksik gün belgeleri dosyada mı?

• MPHB 26’sına kadar gönderildi ve primler ödendi mi?

• Ay içinde iş kazası olduysa 3 iş günü içinde SGK’ya bildirildi mi?

12.3. 6 ayda bir / yılda bir

• Rastgele 10 çalışan seçilip bordro–banka ekstresi–puantaj uyumu kontrol edildi mi?

• Alt işverenlerin SGK borcu ve sigortalı bildirimleri kontrol edildi mi?

• İSG kayıtları (risk değerlendirmesi, eğitim, KKD, kurul tutanakları) güncel mi?

• Teşvik kullanılan çalışanların teşvik şartları hâlâ sağlanıyor mu?

13. Ceza Yine de Gelirse (Kısaca)

Soru “muhatap olmamak” üzerine ama tamamlamak için bir cümle:

• 5510 sayılı Kanun’daki çoğu SGK idari para cezasında, tebliğden itibaren 15 gün içinde ödenirse indirim uygulanıyor (peşin ödeme indirimi + bazı hallerde itiraz/uzlaşma imkânı).

Ama esas hedef, yukarıdaki sistemle cezanın baştan doğmasını engellemek.