İNSAN KAYNAKLARI DENETİM CHECK LIST

Not: Her maddeyi Evet / Hayır / Kısmen veya Var / Yok şeklinde işaretleyebilirsin.

---

1. Genel Yapı ve Organizasyon

• İK süreçlerinden sorumlu birim / kişi yazılı olarak belirlenmiş mi?

• İK süreçlerinin (işe alım, bordro, izin, disiplin vb.) yazılı prosedür/talimatı var mı?

• Güncel organizasyon şeması mevcut mu ve fiili durumu yansıtıyor mu?

• Görev tanımları (Job Description) yazılı ve personele tebliğ edilmiş mi?

• İşyerinin faaliyet konusu, NACE kodu, SGK işyeri sicil bilgileri İK tarafından biliniyor mu?

• Firma çalışan sayısı, türleri (işçi, memur, mavi yaka, beyaz yaka, yönetici) net olarak listelenmiş mi?

---

2. Personel Dosyaları

Örneklemden birkaç personel dosyası seçerek kontrol edin:

• Her çalışan için ayrı personel dosyası var mı?

• Kimlik fotokopisi veya kimlik bilgileri dosyada mevcut mu?

• SGK işe giriş bildirgesi çıktısı dosyada mı?

• Yazılı iş sözleşmesi (belirli/belirsiz, kısmi/tam süreli, deneme süreli) var mı?

• Özgeçmiş (CV) / iş başvuru formu mevcut mu?

• İletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta) güncel mi?

• SGK hizmet dökümü (özellikle teşviklerde kullanılıyorsa) dosyada mı?

• İSG eğitim katılım formu / sertifikası var mı?

• İşe giriş sağlık raporu dosyada mı?

• Uyarı / savunma / disiplin tutanakları (varsa) dosyada düzenli mi?

• Sözleşme ekleri (gizlilik sözleşmesi, rekabet yasağı, zimmet formu vb.) dosyada mı?

• KVKK aydınlatma metni / açık rıza formları (gerekliyse) personel dosyasında mı?

---

3. İşe Alım Süreçleri

• İşe alım süreci için yazılı prosedür veya en azından standart adımlar belirlenmiş mi?

• Adaylardan alınan CV ve başvuru formları sistemli şekilde saklanıyor mu?

• Mülakat notları veya değerlendirme formları tutuluyor mu?

• Referans kontrolleri yapılıyor ve kaydediliyor mu?

• İşe alınan adayların işe başlama tarihi ile SGK işe giriş bildirimi tarihi uyumlu mu?

• Deneme süreli çalışanların deneme süresi takibi yapılıyor mu?

• İşe başlatılan her personele iş tanımı ve temel iş kuralları anlatılıyor ve imza altına alınıyor mu?

---

4. İş Sözleşmeleri ve Çalışma Statüleri

• Çalışanların sözleşmeleri İş Kanunu’na uygun mu (belirli/belirsiz süre şartları)?

• Kısmi süreli çalışanlar için kısmi süreli iş sözleşmesi açıkça düzenlenmiş mi?

• Deneme süresi, çalışma süresi, ücret, yan haklar, işyeri adresi ve görevi sözleşmede açık mı?

• Yönetici/üst düzey personel için özel hükümlü sözleşmeler (görev, yetki, sorumluluk) var mı?

• Ücret/prim/ikramiyeye ilişkin sözleşme hükümleri fiili uygulamayla uyumlu mu?

• Yan haklar (yemek, servis, özel sağlık sigortası, araç, telefon) yazılı ve takip ediliyor mu?

---

5. Çalışma Süreleri, Fazla Mesai, Puantaj

• Haftalık çalışma süresi (genelde 45 saat) yazılı olarak belirlenmiş ve personele bildirilmiş mi?

• Vardiya sistemi varsa vardiya planları yazılı mı ve kayıtları tutuluyor mu?

• Giriş–çıkış kayıtları (puantaj, kart okuma, turnike, manuel çizelge) düzenli tutuluyor mu?

• Puantaj kayıtları ile bordrolarda yer alan gün sayıları ve fazla mesailer uyumlu mu?

• Fazla çalışma için çalışanlardan yazılı fazla mesai onayı alınmış mı?

• Gece çalışmaları (7,5 saat sınırı vs.) varsa takip ediliyor mu?

• Haftalık 24 saat kesintisiz hafta tatili uygulanıyor mu?

• Ara dinlenmeleri (15 dk / 30 dk / 1 saat) fiilen veriliyor ve planlanıyor mu?

---

6. Ücret, Bordro ve Ödeme

• Tüm çalışanlar için aylık ücret bordrosu düzenleniyor mu?

• Bordrolar çalışanlara imzalatılıyor veya elektronik ortamda tebliğ edildiğine dair kayıt var mı?

• Ücretler yasal zorunluluklara uygun şekilde banka aracılığıyla ödeniyor mu?

• Banka ödemeleri ile bordrodaki net ücretler uyumlu mu?

• Fazla mesai, prim, ikramiye ödemeleri bordroya tam yansıtılıyor mu?

• Asgari ücretin üzerinde ücret alanların tamamı gerçekte aldıkları tutardan bildiriliyor mu?

• Bordroda yapılan kesintiler (avans, icra, yemek, özel sigorta vb.) yasal mı ve belgeli mi?

• Ücretler zamanında ödeniyor mu (şikâyet veya gecikme kaydı var mı)?

---

7. SGK Bildirimleri ve Primler

• Tüm çalışanlar için zamanında SGK işe giriş bildirgesi verilmiş mi?

• Zamanında verilen işten ayrılış bildirgeleri mevcut mu, çıkış kodları doğru mu?

• Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi (MPHB) zamanında beyan ve tahakkuk ettiriliyor mu?

• SGK’ya bildirilen prime esas kazançlar bordro ile bire bir uyumlu mu?

• Eksik gün bildirilen çalışanlar için “eksik gün nedeni” kodu ve ek belgeler mevcut mu?

• Sigortasız (kayıt dışı) işçi çalıştırılmadığına dair makul güvence var mı (örneklem kontrolü)?

• İstihdam teşvikleri (5 puan, genç, engelli, bölgesel vb.) doğru ve şartlara uygun kullanılıyor mu?

• SGK teşvik takibi için ayrı bir tablo / kayıt tutuluyor mu?

---

8. İzinler (Yıllık İzin, Mazeret, Rapor vb.)

• Çalışanların yıllık izin haklarını gösteren yıllık izin çizelgesi var mı?

• Yıllık izinler için yazılı izin formu / talep dilekçesi alınıyor mu?

• Kıdem sürelerine göre (14/20/26 gün vb.) hak edilen yıllık izin süreleri doğru hesaplanıyor mu?

• Kullanılmamış yıllık izin bakiyeleri düzenli takip ediliyor mu?

• Resmî tatil, ulusal bayram, dini bayram günleri için çalışma düzeni ve ücretlendirme doğru yapılıyor mu?

• Ücretli/ücretsiz izin türleri (evlilik, doğum, ölüm, vb.) İç Yönetmelik ile uyumlu uygulanıyor mu?

• Doktor raporları (istirahat, doğum, iş göremezlik) dosyalarda tam mı ve SGK bildirimi yapılıyor mu?

---

9. Disiplin, Uyarı, Performans Yönetimi

• Yazılı bir disiplin yönetmeliği veya iç disiplin kuralları mevcut mu?

• Disiplin cezaları (ihtar, kınama, iş akdi feshi) için tutanak, savunma istemi ve savunma metinleri saklanıyor mu?

• Performans değerlendirme sistemi (formlar, kriterler) var mı ve düzenli uygulanıyor mu?

• Fesihlerde performans gerekçesi kullanılıyorsa performans kayıtları gerçekten mevcut mu?

• Mobbing, psikolojik taciz, ayrımcılık şikâyetleri için bir başvuru / inceleme mekanizması var mı?

---

10. İşten Ayrılma / Fesih Süreçleri

• Fesihlerde yazılı fesih bildirimi yapılıyor mu?

• İhbar sürelerine uyuluyor mu, ihbar tazminatları doğru hesaplanıyor mu?

• Kıdem tazminatları yasal hükümler ve güncel kıdem tavanı dikkate alınarak hesaplanıyor mu?

• Borç, avans, zimmet, yıllık izin gibi kalemlerin mutabakatı için işten ayrılış hesap pusulası hazırlanıyor mu?

• Çıkış kodu, fiili fesih nedeni, kıdem/ihbar durumları ve ödemelerle uyumlu mu?

• İşten ayrılan personele ibraname (kanuna uygun formatta) imzalatılıyor mu?

• İşe iade davalarında kararların gereği yerine getiriliyor mu (boşta geçen süre, prim bildirimi, tazminatlar vb.)?

---

11. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) – İK Bağlantılı

• İSG uzmanı ve işyeri hekimi ile sözleşmeler mevcut ve süresi geçerli mi?

• Risk değerlendirmesi güncel mi, çalışanlar bilgilendirilmiş mi?

• Çalışanlara verilen İSG eğitimleri belgeli ve sürekliliği sağlanıyor mu?

• Kişisel koruyucu donanımlar (KKD) için teslim tutanakları mevcut mu?

• İş kazaları kayıt altına alınıyor, tutanak tutuluyor ve SGK’ya süresinde bildiriliyor mu?

• İş kazaları sonrası kök neden analizi yapılıyor ve önleyici tedbirler kayda geçiriliyor mu?

---

12. KVKK ve Personel Verileri

• Çalışanlar için KVKK kapsamında aydınlatma metni tebliğ edilmiş mi?

• Gerekli hallerde açık rıza metinleri alınmış mı (biyometrik veri, kamera kayıtlarının belli kullanımı vb.)?

• Personel özlük dosyaları fiziksel/dijital olarak yetkisiz erişime karşı korunuyor mu?

• İşten ayrılan çalışanların e-posta, sistem erişimleri zamanında kapatılıyor mu?

• Kişisel verilerin saklanma süreleri ve imha prosedürü belirlenmiş mi?

---

13. Alt İşveren / Hizmet Alımı ve Taşeron İşçiler

• Alt işverenlerle yazılı sözleşmeler mevcut mu, İK ve hukuk birimi görüyor mu?

• Alt işveren işçilerinin kimlik listeleri, SGK işe giriş bildirgeleri periyodik kontrol ediliyor mu?

• Alt işveren işçileri için işyeri İSG eğitimleri ve oryantasyon yapılıyor mu?

• Alt işverenlerden düzenli olarak “SGK borcu yoktur” yazısı ve prim ödeme dökümleri isteniyor mu?

• Asıl iş–yardımcı iş ayrımı ve alt işverenlik sınırları (muvazaa riski) gözden geçirilmiş mi?

---

14. Politikalar, Yönetmelikler ve İç İletişim

• Yazılı İnsan Kaynakları Yönetmeliği veya Çalışma Yönergesi var mı?

• Çalışma kuralları, disiplin kuralları, kıyafet yönetmeliği vb. personele duyurulmuş mu?

• Etik kod, çıkar çatışması, hediye politikası vb. var mı ve çalışanlar tarafından biliniyor mu?

• İşyerinde panolarda / intranette zorunlu asılması gereken duyurular, ilanlar (çalışma saatleri, acil durum planı, İSG kurulu, işyeri hekimi vs.) güncel mi?