İnsan Kaynakları Check List
İNSAN KAYNAKLARI DENETİM CHECK LIST
Not: Her maddeyi Evet / Hayır / Kısmen veya Var / Yok şeklinde işaretleyebilirsin.
1. Genel Yapı ve Organizasyon
-
İK süreçlerinden sorumlu birim / kişi yazılı olarak belirlenmiş mi?
-
İK süreçlerinin (işe alım, bordro, izin, disiplin vb.) yazılı prosedür/talimatı var mı?
-
Güncel organizasyon şeması mevcut mu ve fiili durumu yansıtıyor mu?
-
Görev tanımları (Job Description) yazılı ve personele tebliğ edilmiş mi?
-
İşyerinin faaliyet konusu, NACE kodu, SGK işyeri sicil bilgileri İK tarafından biliniyor mu?
-
Firma çalışan sayısı, türleri (işçi, memur, mavi yaka, beyaz yaka, yönetici) net olarak listelenmiş mi?
2. Personel Dosyaları
Örneklemden birkaç personel dosyası seçerek kontrol edin:
-
Her çalışan için ayrı personel dosyası var mı?
-
Kimlik fotokopisi veya kimlik bilgileri dosyada mevcut mu?
-
SGK işe giriş bildirgesi çıktısı dosyada mı?
-
Yazılı iş sözleşmesi (belirli/belirsiz, kısmi/tam süreli, deneme süreli) var mı?
-
Özgeçmiş (CV) / iş başvuru formu mevcut mu?
-
İletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta) güncel mi?
-
SGK hizmet dökümü (özellikle teşviklerde kullanılıyorsa) dosyada mı?
-
İSG eğitim katılım formu / sertifikası var mı?
-
İşe giriş sağlık raporu dosyada mı?
-
Uyarı / savunma / disiplin tutanakları (varsa) dosyada düzenli mi?
-
Sözleşme ekleri (gizlilik sözleşmesi, rekabet yasağı, zimmet formu vb.) dosyada mı?
-
KVKK aydınlatma metni / açık rıza formları (gerekliyse) personel dosyasında mı?
3. İşe Alım Süreçleri
-
İşe alım süreci için yazılı prosedür veya en azından standart adımlar belirlenmiş mi?
-
Adaylardan alınan CV ve başvuru formları sistemli şekilde saklanıyor mu?
-
Mülakat notları veya değerlendirme formları tutuluyor mu?
-
Referans kontrolleri yapılıyor ve kaydediliyor mu?
-
İşe alınan adayların işe başlama tarihi ile SGK işe giriş bildirimi tarihi uyumlu mu?
-
Deneme süreli çalışanların deneme süresi takibi yapılıyor mu?
-
İşe başlatılan her personele iş tanımı ve temel iş kuralları anlatılıyor ve imza altına alınıyor mu?
4. İş Sözleşmeleri ve Çalışma Statüleri
-
Çalışanların sözleşmeleri İş Kanunu’na uygun mu (belirli/belirsiz süre şartları)?
-
Kısmi süreli çalışanlar için kısmi süreli iş sözleşmesi açıkça düzenlenmiş mi?
-
Deneme süresi, çalışma süresi, ücret, yan haklar, işyeri adresi ve görevi sözleşmede açık mı?
-
Yönetici/üst düzey personel için özel hükümlü sözleşmeler (görev, yetki, sorumluluk) var mı?
-
Ücret/prim/ikramiyeye ilişkin sözleşme hükümleri fiili uygulamayla uyumlu mu?
-
Yan haklar (yemek, servis, özel sağlık sigortası, araç, telefon) yazılı ve takip ediliyor mu?
5. Çalışma Süreleri, Fazla Mesai, Puantaj
-
Haftalık çalışma süresi (genelde 45 saat) yazılı olarak belirlenmiş ve personele bildirilmiş mi?
-
Vardiya sistemi varsa vardiya planları yazılı mı ve kayıtları tutuluyor mu?
-
Giriş–çıkış kayıtları (puantaj, kart okuma, turnike, manuel çizelge) düzenli tutuluyor mu?
-
Puantaj kayıtları ile bordrolarda yer alan gün sayıları ve fazla mesailer uyumlu mu?
-
Fazla çalışma için çalışanlardan yazılı fazla mesai onayı alınmış mı?
-
Gece çalışmaları (7,5 saat sınırı vs.) varsa takip ediliyor mu?
-
Haftalık 24 saat kesintisiz hafta tatili uygulanıyor mu?
-
Ara dinlenmeleri (15 dk / 30 dk / 1 saat) fiilen veriliyor ve planlanıyor mu?
6. Ücret, Bordro ve Ödeme
-
Tüm çalışanlar için aylık ücret bordrosu düzenleniyor mu?
-
Bordrolar çalışanlara imzalatılıyor veya elektronik ortamda tebliğ edildiğine dair kayıt var mı?
-
Ücretler yasal zorunluluklara uygun şekilde banka aracılığıyla ödeniyor mu?
-
Banka ödemeleri ile bordrodaki net ücretler uyumlu mu?
-
Fazla mesai, prim, ikramiye ödemeleri bordroya tam yansıtılıyor mu?
-
Asgari ücretin üzerinde ücret alanların tamamı gerçekte aldıkları tutardan bildiriliyor mu?
-
Bordroda yapılan kesintiler (avans, icra, yemek, özel sigorta vb.) yasal mı ve belgeli mi?
-
Ücretler zamanında ödeniyor mu (şikâyet veya gecikme kaydı var mı)?
7. SGK Bildirimleri ve Primler
-
Tüm çalışanlar için zamanında SGK işe giriş bildirgesi verilmiş mi?
-
Zamanında verilen işten ayrılış bildirgeleri mevcut mu, çıkış kodları doğru mu?
-
Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi (MPHB) zamanında beyan ve tahakkuk ettiriliyor mu?
-
SGK’ya bildirilen prime esas kazançlar bordro ile bire bir uyumlu mu?
-
Eksik gün bildirilen çalışanlar için “eksik gün nedeni” kodu ve ek belgeler mevcut mu?
-
Sigortasız (kayıt dışı) işçi çalıştırılmadığına dair makul güvence var mı (örneklem kontrolü)?
-
İstihdam teşvikleri (5 puan, genç, engelli, bölgesel vb.) doğru ve şartlara uygun kullanılıyor mu?
-
SGK teşvik takibi için ayrı bir tablo / kayıt tutuluyor mu?
8. İzinler (Yıllık İzin, Mazeret, Rapor vb.)
-
Çalışanların yıllık izin haklarını gösteren yıllık izin çizelgesi var mı?
-
Yıllık izinler için yazılı izin formu / talep dilekçesi alınıyor mu?
-
Kıdem sürelerine göre (14/20/26 gün vb.) hak edilen yıllık izin süreleri doğru hesaplanıyor mu?
-
Kullanılmamış yıllık izin bakiyeleri düzenli takip ediliyor mu?
-
Resmî tatil, ulusal bayram, dini bayram günleri için çalışma düzeni ve ücretlendirme doğru yapılıyor mu?
-
Ücretli/ücretsiz izin türleri (evlilik, doğum, ölüm, vb.) İç Yönetmelik ile uyumlu uygulanıyor mu?
-
Doktor raporları (istirahat, doğum, iş göremezlik) dosyalarda tam mı ve SGK bildirimi yapılıyor mu?
9. Disiplin, Uyarı, Performans Yönetimi
-
Yazılı bir disiplin yönetmeliği veya iç disiplin kuralları mevcut mu?
-
Disiplin cezaları (ihtar, kınama, iş akdi feshi) için tutanak, savunma istemi ve savunma metinleri saklanıyor mu?
-
Performans değerlendirme sistemi (formlar, kriterler) var mı ve düzenli uygulanıyor mu?
-
Fesihlerde performans gerekçesi kullanılıyorsa performans kayıtları gerçekten mevcut mu?
-
Mobbing, psikolojik taciz, ayrımcılık şikâyetleri için bir başvuru / inceleme mekanizması var mı?
10. İşten Ayrılma / Fesih Süreçleri
-
Fesihlerde yazılı fesih bildirimi yapılıyor mu?
-
İhbar sürelerine uyuluyor mu, ihbar tazminatları doğru hesaplanıyor mu?
-
Kıdem tazminatları yasal hükümler ve güncel kıdem tavanı dikkate alınarak hesaplanıyor mu?
-
Borç, avans, zimmet, yıllık izin gibi kalemlerin mutabakatı için işten ayrılış hesap pusulası hazırlanıyor mu?
-
Çıkış kodu, fiili fesih nedeni, kıdem/ihbar durumları ve ödemelerle uyumlu mu?
-
İşten ayrılan personele ibraname (kanuna uygun formatta) imzalatılıyor mu?
-
İşe iade davalarında kararların gereği yerine getiriliyor mu (boşta geçen süre, prim bildirimi, tazminatlar vb.)?
11. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) – İK Bağlantılı
-
İSG uzmanı ve işyeri hekimi ile sözleşmeler mevcut ve süresi geçerli mi?
-
Risk değerlendirmesi güncel mi, çalışanlar bilgilendirilmiş mi?
-
Çalışanlara verilen İSG eğitimleri belgeli ve sürekliliği sağlanıyor mu?
-
Kişisel koruyucu donanımlar (KKD) için teslim tutanakları mevcut mu?
-
İş kazaları kayıt altına alınıyor, tutanak tutuluyor ve SGK’ya süresinde bildiriliyor mu?
-
İş kazaları sonrası kök neden analizi yapılıyor ve önleyici tedbirler kayda geçiriliyor mu?
12. KVKK ve Personel Verileri
-
Çalışanlar için KVKK kapsamında aydınlatma metni tebliğ edilmiş mi?
-
Gerekli hallerde açık rıza metinleri alınmış mı (biyometrik veri, kamera kayıtlarının belli kullanımı vb.)?
-
Personel özlük dosyaları fiziksel/dijital olarak yetkisiz erişime karşı korunuyor mu?
-
İşten ayrılan çalışanların e-posta, sistem erişimleri zamanında kapatılıyor mu?
-
Kişisel verilerin saklanma süreleri ve imha prosedürü belirlenmiş mi?
13. Alt İşveren / Hizmet Alımı ve Taşeron İşçiler
-
Alt işverenlerle yazılı sözleşmeler mevcut mu, İK ve hukuk birimi görüyor mu?
-
Alt işveren işçilerinin kimlik listeleri, SGK işe giriş bildirgeleri periyodik kontrol ediliyor mu?
-
Alt işveren işçileri için işyeri İSG eğitimleri ve oryantasyon yapılıyor mu?
-
Alt işverenlerden düzenli olarak “SGK borcu yoktur” yazısı ve prim ödeme dökümleri isteniyor mu?
-
Asıl iş–yardımcı iş ayrımı ve alt işverenlik sınırları (muvazaa riski) gözden geçirilmiş mi?
14. Politikalar, Yönetmelikler ve İç İletişim
-
Yazılı İnsan Kaynakları Yönetmeliği veya Çalışma Yönergesi var mı?
-
Çalışma kuralları, disiplin kuralları, kıyafet yönetmeliği vb. personele duyurulmuş mu?
-
Etik kod, çıkar çatışması, hediye politikası vb. var mı ve çalışanlar tarafından biliniyor mu?
-
İşyerinde panolarda / intranette zorunlu asılması gereken duyurular, ilanlar (çalışma saatleri, acil durum planı, İSG kurulu, işyeri hekimi vs.) güncel mi?